Logististen prosessien kehittämiseen erikoistunut Optiscan Oy löysi vuonna 2016 Ultimes Business Garden -kiinteistöstä kodin kaikille toiminnoilleen. ”Täällä on kaikki mitä tarvitsemme: modernit, joustavat tilat ja loistavat peruspalvelut”, henkilöstöpäällikkö Ulla-Maija Seppä sanoo.
Juuri nyt Optiscanin toimistolla Helsingin Pitäjänmäellä puhaltavat muutoksen tuulet, kun yritys on siirtymässä nykyisestä 600 neliömetrin tilasta pienemään, noin 400 neliön tilaan. Uudet tilat sijaitsevat samassa rakennuksessa, Ultimes Business Garden -kiinteistön viidennessä kerroksessa.
”Emme tarvitse enää niin suurta toimistotilaa, sillä pandemian jälkeen siirryimme työskentelemään hybridimallilla, jossa töitä tehdään sekä konttorilla että etänä kotona. Toimistolla on kuitenkin jokaiselle työntekijälle edelleen oma työpiste. Jos tarvitsemme isoa kokoushuonetta esimerkiksi Ruotsin sisaryhtiön vierailua tai omia asiakasseminaareja varten, voimme hyödyntää Ultimes Business Garden -kiinteistön neuvottelutiloja. On hienoa, että Business Garden tarjoaa muuntojoustavuutta yrityksen tilantarpeen muuttuessa ja pystyi näin vastaamaan meidänkin muutostarpeisiimme”, henkilöstöpäällikkö Ulla-Maija Seppä kertoo.
Optiscanin johto otti koko henkilöstön mukaan uusien työskentelytapojen muutokseen ja uuden työympäristön suunnitteluun. Tilat on suunniteltu yrityksen tarpeiden mukaan.
Työntekijät mukaan suunnitteluun
Pohjoismaissa ja Baltiassa toimiva Optiscan Oy auttaa asiakkaitaan parempaan tehokkuuteen ja tuottavuuteen tarjoamalla ratkaisuja varaston ja logistiikan hallintaan.
”Keskitymme ratkaisemaan logistisia haasteita voidaksemme parantaa asiakkaidemme tuottavuutta ja operatiivista laatua”, Ulla-Maija Seppä kertoo.
Yrityksen johto halusi ottaa koko henkilöstön mukaan työskentelytapojen muutokseen ja uusien tilojen suunnitteluun. Kaikki saivat kertoa mielipiteensä.
”Keskustelemalla päädyimme malliin, jossa henkilöstö työskentelee noin puolet ajasta toimistolla, puolet etänä. Koko henkilökunnan yhteiset kokoukset pidämme tiistaiaamuisin, kun kaikki ovat paikan päällä. On erittäin tärkeää, että me kaikki tapaamme toisiamme säännöllisesti.”
Yrityksen omissa tiloissa on pienempiä neuvotteluhuoneita. Isompia kokouksia ja muun muassa asiakastapaamisia varten käytössä ovat Ultimes Business Garden -kiinteistön neuvottelutilat.
Palveluhenkisyys erotti muista
Optiscanin yhteistyö Business Garden -toimitilojen alkoi jo vuonna 2016, jolloin yritys huomasi tarvitsevansa uudet toimitilat voidakseen palvella asiakkaitaan entistä paremmin ja kehittääkseen toimintaansa.
Silloiset kolmikerroksiset tilat Espoon Leppävaarassa eivät enää vastanneet tarpeita. Keskeinen kriteeri oli löytää moderni toimisto, jonka yhteyteen saadaan myös varasto ja laitteistojen huoltoon sopivat tilat.
Uusien toimitilojen etsimistä Ulla-Maija Seppä kuvaa massiiviseksi projektiksi. Hän oli yhteydessä useisiin toimitilojen tarjoajiin, kunnes löysi Business Garden -toimitiloista sopivan kumppanin.
”Business Garden erottui heti muista palveluhenkisyydellään. Yhteyshenkilöt olivat aidosti kiinnostuneita tarpeistamme ja ryhtyivät välittömästi miettimään meille sopivia ratkaisuja, vaikka eivät edes tienneet, solmimmeko sopimusta heidän kanssaan.”
Optiscanille oli tärkeää löytää modernit toimitilat, joiden yhteyteen oli mahdollista sijoittaa myös tilava varasto ja laitteistojen huoltoon sopivat tilat. Tämä toive toteutui Ultimes Business Garden -kiinteistössä.
Sovittu aikataulu piti
Kun sopimus Business Garden -toimitilojen kanssa oli allekirjoitettu, projekti eteni nopeasti sovitussa aikataulussa. Optiscan pääsi muuttamaan uusiin toimitiloihinsa Ultimes Business Garden I:een syksyllä 2017. Varasto ja huolto toimivat ensin väliaikaisissa tiloissa kadun toisella puolelle, mutta kun toinen tornitalo valmistui keväällä 2019, siirtyivät toiminnot sinne.
Pitäjänmäki osoittautui erinomaiseksi logistiikan kannalta. Julkinen liikenne pelaa ja tavarantoimittajat pääsevät kätevästi yrityksen varastolle.
Optiscan sai Business Garden -toimitilojen kautta myös apua uuden työympäristön sisustussuunnitteluun.
”Meillä itsellämme ei ole osaamista eikä aikaakaan sisustussuunnitelman tekemiseen. Peabin kautta saimme käyttöömme ammattilaisen, joka suunnitteli meille kaiken aina verhoista lähtien.”
Tyylikkäät tilat tärkeät imagon kannalta
Henkilöstöpäällikkö Ulla-Maija Seppä sanoo keskusteluyhteyden Business Garden -toimitilojen yhteyshenkilöiden kanssa olleen hyvä koko ajan.
”He ovat pitäneet meidät kiitettävästi ajan tasalla asioiden etenemisestä ensimmäisestä muuttoprojektista alkaen.”
Optiscanillä ollaan niin tyytyväisiä yhteistyöhön Business Garden -toimitilojen kanssa, että yhtiö jatkoi juuri sopimustaan seuraavaksi viideksi vuodeksi.
”Yhteistyö on sujunut loistavasti, ja olemme olleet erittäin tyytyväisiä Pitäjänmäen toimitaloon. Tyylikkäillä tiloilla on merkitystä myös imagomme kannalta. Haimme toimitiloilla myös näkyvyyttä, ja sitä olemme kiitettävästi saaneet”.
Henkilöstöpäällikkö Ulla-Maija Seppä pitää tyylikkäitä toimitiloja merkityksellisenä myös yrityksen imagon kannalta. ”Haimme toimitiloilla myös näkyvyyttä, ja sitä olemme kiitettävästi saaneet.”